Il manuale di gestione è uno strumento operativo che descrive il sistema di produzione e di gestione dei documenti (tradizionali e digitali), come previsto dall’art. 3 e dall’art. 5 del DPCM 3 dicembre 2013.
Serve a indicare le procedure e a fornire le istruzioni per la corretta formazione, gestione, tenuta e conservazione della documentazione analogica e digitale. Esso descrive, altresì, le modalità di gestione dei flussi documentali e degli archivi, in modo tale da organizzare e governare la documentazione ricevuta, inviata o comunque prodotta dall’amministrazione secondo parametri di corretta registrazione di protocollo, smistamento, assegnazione, classificazione, fascicolatura ( il raggruppare fogli in fascicoli e il suo risultato), reperimento e conservazione dei documenti.
Il manuale di gestione costituisce una guida per l’operatore di protocollo, per il cittadino e per le imprese. Al primo, per porre in essere le corrette operazioni di gestione documentale, agli ultimi due per comprendere e per collaborare nella gestione documentale stessa (ad es., utilizzando formati idonei per la formazione delle istanze, colloquiando opportunamente con la PA utilizzando i mezzi messi a disposizione per favorire la dematerializzazione, ecc.)
